OCR · Digitalización · Entrada de datos · Preparación - Clasificación - Espurgo · Codificación · Tratamiento de ficheros · Código de barras · Personalización documentos - Impresión - Acabados · Custodia archivos · Búsqueda y entrega originales

 

 

Soluciones por procesos basadas en casos reales

Como muchas áreas de negocio, las nuevas tecnologías han afectado radicalmente a la gestión documental de las empresas. Para beneficiarse de estos avances, colaborar con un socio estratégico, puede aportar soluciones rápidas y eficaces, proponiendo cambios y mejoras que aumenten la productividad y reduzcan costes de forma inmediata.

 

Proceso: Digitalización

 

La digitalización (escaneo) permite convertir un documento en formato papel a formato digital. Los documentos digitales pueden integrarse en cualquier sistema infomático, facilitando su gestión y consulta, unificando todas las áreas de la organización.

 

Para el departamento de administración de una empresa de distribución se consigue tener el control absoluto de todos los albaranes de entrega de sus proveedores en tiempo real.

 

Proceso: OCR

 

EL OCR permite capturar automáticamente todos los datos de un documento digital. Al convertir una imagen en un formato de texto (por ejemplo ASCII) se pueden crear bases de datos y generar procesos automáticamente.

Para el departamento de facturación de una empresa se puede conseguir un gran aumento de productividad y una reducción de costes de hasta un 50 %.

 

 

Proceso: Tratamiento ficheros

 

El tratamiento de ficheros nos permite recopilar información de varias fuentes para ordenarla y organizarla según las necesidades del cliente. Esta información se recibe en diferentes formatos y nuestro software la convierte y distribuye para crear una o varias bases de datos.

 

Las entidades financieras reciben cada día cientos de ficheros a través de sus oficinas que han de convertir en una única base de datos para su envío a la Central de Intercambio.

 

Proceso: Entrada de datos

 

La entrada de datos es introducir información a partir de un documento físico. Un buen sistema permite controlar la calidad en cada uno de los campos de la base de datos.

 

Una empresa de publicidad tiene una promoción que genera un volumen de 200.000 fichas que necesitan unificar en una base de datos en menos de un mes.

 

 

Proceso: Clasificación - Preparación - Custodia

 

Antes de ser gestionado, cualquier documento necesita de una previa preparación y/o clasificación: extracción de grapas, clips, etiquetado de código de barras, etc. Una vez tratado el documento ha de ser custodiado por el período legal necesario.

 

Todas las empresas reciben una gran variedad de facturas que han de manipular, gestionar, contabilizar y custodiar sin gastar demasiados recursos.